Na terça-feira, 07/02, aconteceu a primeira reunião de acompanhamento dos projetos de melhoria que irão viabilizar o funcionamento da nova estrutura organizacional da MGS. Esta reunião contou com participação expressiva dos superintendentes, coordenadores e assessores da companhia e teve como objetivo alinhá-los, por meio de dinâmicas, quanto ao panorama geral do processo de transição para a nova estrutura organizacional, como será realizado e quais as mudanças para cada uma das áreas.

Em um primeiro momento da reunião, os participantes se colocaram no lugar das principais partes interessadas em todo este processo de mudança, refletindo sobre quais seriam as expectativas, anseios e os resultados esperados por cada uma delas com a completa implantação da nova estrutura organizacional.

Os participantes foram divididos em cinco grupos, cada um responsável por representar cada um dos envolvidos no processo: o cliente da MGS; o empregado que trabalha na sede administrativa da empresa; o empregado que trabalha prestando o serviço no cliente; a sociedade; e, por fim, a direção da organização, representada pela sua diretoria executiva, conselho de administração e o Estado como acionista da companhia.

Esta reflexão possibilitou a todos ver como a mudança dos processos de trabalho e a união de esforços pode impactar os diferentes públicos.

Todo o projeto de implantação da nova estrutura organizacional foi dividido em dez grandes batalhas, cada uma com um objetivo específico.

Compondo cada batalha há um conjunto de melhorias específicas e interdisciplinares que, juntas, visam ao atingimento dos ganhos propostos.

Cada uma dessas batalhas possui um responsável que dispôs de um tempo limitado para apresentar os painéis, enquanto os ouvintes tinham a oportunidade de tirar dúvidas, propor mudanças e até sugerir novas ideias para as melhorias.

O intuito desta dinâmica foi permitir que cada responsável apresentasse o seu desafio e mostrasse a necessidade de colaboração de cada uma das diferentes áreas para a entrega do objetivo. Dessa forma, as discussões, que anteriormente ocorreram de forma isolada para desdobramento dos planos de ação, puderam ser compartilhadas com os gestores da MGS, garantindo que todos tenham uma visão geral da transformação e possam colaborar com as mudanças em andamento.

Após a dinâmica das batalhas foi apresentada aos participantes da reunião o rito de gestão/acompanhamento, que acontecerá durante os próximos meses, em encontros semanais. Nestes encontros, cada gestor será responsável por apresentar o andamento da sua batalha, os indicadores relacionados à sua área e reportar possíveis problemas na execução das suas ações.

Além disso, as reuniões semanais têm também o intuito de comunicar todas as mudanças de processo concluídas durante o período, para que os gestores tenham conhecimento dos impactos por elas causados em suas respectivas áreas e possam reportá-las às suas equipes.

Para encerrar o encontro, foi realizado um levantamento dos prováveis problemas e dificuldades para o período de transição da estrutura, e de que forma seria possível contorná-los. Os donos das batalhas expuseram a dificuldade de conciliar a gestão da rotina com a implantação das melhorias, mas reafirmaram o compromisso de acompanhar as ações e dedicar boa parte do seu tempo à implantação do novo modelo.

O acompanhamento das batalhas acontecerá durante os próximos meses, contando com o envolvimento e a colaboração de toda a Empresa para que o planejamento seja cumprido com êxito, a estrutura proposta seja implantada e os objetivos traçados sejam alcançados com sucesso.